Lizenzmanagement

Mit Hilfe des Lizenzmanagements ist es möglich, den Lizenzbestand in Relation zu den verbrauchten Lizenzen zu setzen und damit einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen.

Somit kann man sich einen Überblick darüber verschaffen, wie viele Lizenzen entsprechend den jeweiligen Lizenzbedingungen verbraucht sind, wie viele Lizenzen zu wenig oder wie viele Lizenzen zu viel vorhanden sind.

Achtung

Diese Daten sind wichtig, um die Software-Compliance des Unternehmens zu dokumentieren und sowohl bei internen Überprüfungen, als auch bei externen Audits, nachweisen zu können, dass die Lizenzbedingungen der Hersteller eingehalten werden.

Info

Zusätzlich ist es möglich, bei Software-Produkten eine Nutzungsauswertung durchzuführen. Dadurch kann mit Hilfe der Daten herausgefunden werden, auf welchen Rechnern installierte Software nicht genutzt wird, was insbesondere bei teurer Software erhebliche Einsparpotentiale aufdecken kann.

Im Lizenzmanagement können dabei verschiedene Arten von Produkten verwaltet werden, z.B. Software, Betriebssysteme, CALs oder Schriftarten.

Falls benötigt, stehen hierbei stets die Unterscheidungen zwischen Lizenzierung pro Gerät, Lizenzierung pro Benutzer und Lizenzierung pro VM über Host zur Verfügung.

Insgesamt werden also verschiedene Metriken (= Berechnungsvorschriften) unterstützt, um diverse Lizenzmodelle und Einsatzszenarien abbilden zu können.

Beim Hinterlegen von Lizenzen stehen verschieden Lizenztypen, u.a. Pool-Lizenzen, Device-Lizenzen, User-Lizenzen, Subscription-Lizenzen und Wartungs-Lizenzen zur Auswahl.

Fazit

Zur Verwendung des Lizenzmanagements müssen die lizenzpflichtigen Produkte identifiziert und die vorhandenen Lizenzen hinterlegt werden.
LOGINventory unterstützt Sie dabei, sowohl einen Überblick über vorhandene und verbrauchte Lizenzen zu bekommen und ungenutzte Software zu identifizieren und folgt dabei einem Ziel: Optimierung des Lizenzbestands.

Hinzufügen von Produkten zum Lizenzmanagement

Zum Hinzufügen eines Produkts zum Lizenzmanagement kann die Funktion Neues Produkt aus dem Ribbon-Menü gewählt werden, falls der Knoten Lizenzmanagement in der Baumstruktur gewählt wurde.

Daraufhin wird ein Assistent zum Erstellen von Lizenzprodukten geöffnet. Im Assistent kann eingestellt werden, welche Produkte hinzugefügt werden sollen, und wie die Verbrauchs-Berechnung definiert ist.

Produkte Definieren

Im ersten Schritt muss definiert werden, woran die Verbraucher der Lizenzen erkannt werden können (z.B. Vorhandensein eines bestimmten Software-Pakets). LOGINventory erkennt viele Produkte jedoch bereits automatisch.

Die Produkte, die in LOGINventory verwaltet werden sollen, können durch einen Klick auf Produkt hinzufügen zur Liste auf der rechten Seite hinzugefügt werden. Durch einen Doppelklick ist dies auch möglich.

Erkannte Produkte

Anhand der Daten aus der Inventarisierung des Netzwerks werden bereits viele lizenzpflichtige Produkte erkannt. Hier werden automatisch die richtigen Versionen und Einstellungen zur Metrik (siehe unten) angelegt. Generell können auch mehrere erkannte Produkte mit der Steuerungs- und Umschalt-Taste selektiert und gleichzeitig hinzugefügt werden.

Info

Falls virtualisierte lizenzpflichtige Produkte, wie SQL Server oder Windows Server erkannt wurden, kann es von einem Produkt mehrere Einträge auf verschiedenen Hosts geben. Dies ist nötig, da bei virtualisierter Software oder Betriebssystemen auf Grund der Lizenzbedingungen die Lizenzen stets dem Host explizit zugewiesen werden müssen, dafür also extra Einträge im Lizenzmanagement benötigt werden. Diese Hosts sind immer durch eine eckige Klammer gekennzeichnet.

Software-Pakete

Aus der Liste aller gefunden Software-Pakete können weitere entsprechende Produkte identifiziert und zur Liste auf der rechten Seite hinzugefügt werden. Dabei kann mit Hilfe der Filterung die Ergebnismenge auch eingeschränkt werden.

Achtung

Bei der Installation eines Software-Produkts werden häufig mehrere Software-Pakete installiert. Damit die Verbraucher der Lizenzen richtig erkannt werden, muss das richtige Software-Paket identifiziert werden, anhand dessen das Vorhandensein eines Produkts eindeutig erkannt werden kann. Typischerweise sind Pakete, die im Namen "MUI", "Language Pack", "Tool", "Components", "Update" oder Ähnliches enthalten, nicht das richtige Paket, um ein Produkt eindeutig zu identifizieren.

Wurde das gewünschte Paket identifiziert, öffnet sich beim Hinzufügen ein Fenster, indem durch den Schieberegler definiert werden kann, woran der Produkt-Name ohne Version erkannt wird. Falls der Schieberegler nicht die richtige Auswahl vorschlägt, kann diese angepasst werden.

Tip

Häufig sind hier gar keine Schritte notwendig. Der Schieberegler sollte jedoch immer so positioniert werden, dass das Produkt inklusive Edition, aber ohne Version identifiziert wird, also z.B. "Microsoft Office Professional Plus" und nicht "Microsoft Office" oder "Microsoft Office Professional Plus 2013".

Wichtig

Damit aus der typischerweise langen Liste aller Software-Pakete die wichtigen erkannt werden, können alle Pakete kategorisiert werden. Dazu kann z.B. zur Abfrage Software -> Software-Pakete navigiert werden und hier mit Hilfe des Eigene Eigenschaften-Widgets gearbeitet werden. So lassen sich mehrere Ergebniszeilen mit Umschalt-und Steuerungs-Taste markieren und dann als "Irrelevant" oder "Relevant" kennzeichnen. Daraufhin wird ein false oder true in der Spalte "Hidden" gesetzt.
Durch die Auswahl des Drop-Down-Menüs kann dann die Ergebnisliste im Lizenzmanagement-Wizard von "Alle" auf "Todo" eingeschränkt werden. Als "Todo" zählen alle Pakete, die noch nicht kategorisiert wurden, oder als relevant markiert wurden.
Somit kann also gewährleistet werden, dass neu erkannte Pakete automatisch in der Todo-Liste erscheinen und unwichtige Pakete ausgeblendet werden

Tipp

Die Kategorisierung kann auch außerhalb des Lizenzmanagements in der Liste aller Software-Pakete erfolgen. Es könnte auch hilfreich sein eine Task zu erstellen, sodass eine E-Mail verschickt wird, falls neue, nicht kategorisierte Pakete gefunden wurden.

Wenn ein Produkt bereits über die Erkannten Produkte hinzugefügt wurde, muss es natürlich nicht mehr über die Software-Pakete hinzugefügt werden.

AppV-Pakete

Falls AppV-Pakete (Version 5) gefunden wurden, können diese analog zu den Software-Paketen hinzugefügt werden.

Betriebssysteme

Im Normalfall sollten die relevanten Betriebssysteme bereits über die Erkannten Produkte hinzugefügt worden sein. Falls das nicht der Fall ist können Sie auch über diese Liste hinzugefügt werden.

SWID-Tags

Software Identification Tags (SWID-Tags) stellen Informationen über installierte Software, wie Name Hauptversion, Unterversion etc. bereit und sind in der ISO-Norm 19770-2:2015 definiert. Vorhandene Software kann also auch anhand von SWID-Tags erkannt werden, falls der Software-Publisher die entsprechende Norm beachtet hat - was aktuell sehr selten der Fall ist.

Die Produkte können dann analog zu Software-Paketen hinzugefügt werden.

Benutzer-Gruppe

Um Produkte zu verwalten, bei denen alle Mitglieder einer AD-Gruppe eine Lizenz benötigen, können die Gruppen zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden.

Info

Dazu zählen z.B. benutzerbezogene Client Access Licenses (CALs), also User-CALs für den SQL Server, Windows Server oder Exchange Server. Auf Grund der Lizenzbedingungen von Microsoft müssen nämlich alle User lizenziert werden, die theoretisch auf ein Produkt Zugriff haben, selbst wenn nur eine Untermenge tatsächlich den Zugriff nutzt. Daher empfehlen wir, den Zugriff auf diese Produkte über Gruppenmitgliedschaften zu beschränken und dann diese Gruppen zum Lizenzmanagement hinzuzufügen.
Durch die regelmäßige Inventarisierung des AD werden dann Änderungen an der Mitgliederzahl einer Gruppe erkannt und der Lizenzbedarf ändert sich dementsprechend.

Tipp

Falls in Ihren AD-Gruppen nicht nur reale Personen, sondern auch User wie "Empfang" oder "Admin" enthalten sind, können Sie sich auch zunächst eine eigene Abfrage erstellen, die diese Mitglieder ausschließt und dann über die Manuelle Zählung die Gruppe hinzufügen.
Bitte stets beachten: Nur reale Personen sind lizenzpflichtig. Falls ein User mehrere Accounts hat, muss er nur einmal gezählt werden.

Cloud-Subscription

Falls bei der Datenerfassung online Daten von Microsoft365 abgefragt wurden, können diese Subscriptions im Lizenzmanagement abgebildet werden. Dazu lassen sich die zu verwaltenden Produkte auswählen und hinzufügen.

Tip

Wir empfehlen bei Cloud-Subscriptions - wie bei allen anderen Produkten auch - diese über den Punkt "Erkannte Produkte" hinzuzufügen, da nur in diesem Fall der Haken bei "Lizenzen den Produkten und Versionen nach Möglichkeit automatisch zuordnen" gesetzt, was zur Folge hat, dass die manuelle Zuordnung von Lizenzen entfällt.

Wichtig

Die API, die zum Abfragen der Daten von Microsoft365 genutzt wird, stellt leider keine Möglichkeit zur Verfügung das Ablaufdatum der Lizenzen auszulesen. Deswegen empfehlen wir, manuell das Ablaufdatum bei den Lizenzen (End) einzutragen.

Font

Falls Sie lizenzpflichtige Fonts im Unternehmen einsetzen, können die Schriftarten analog zu Software-Paketen hinzugefügt werden.

Veröffentliche App / XenApp

Falls über einen Terminal Server, bzw. Remote Desktop Server Programme veröffentlicht wurden, können diese im Lizenzmanagement verwaltet werden. Dabei werden die Mitglieder der Gruppen, für die die Anwendung veröffentlicht wurde, als Verbraucher gezählt.

Manuelle Zählung

Über die manuelle Zählung kann die Ergebnisanzahl von Abfragen als Verbraucher im Lizenzmanagement hinterlegt werden. Das ist immer dann nötig, wenn keiner der mitgelieferten Knoten das richtige Ergebnis liefert. So könnte z.B. eine Eigene Abfrage erstellt werden, die alle Thin Clients auflistet und diese dann als Verbraucher für Remote Desktop Lizenzen definiert werden.

Info

Außerdem kann hier eine konstante Anzahl an Verbrauchern angegeben werden, falls die Anzahl der Verbraucher über LOGINventory nicht automatisiert ermittelt werden kann, Ihnen aber bekannt ist, wie viele Verbraucher existieren.

Beispiel

Um das Produkt "LOGINventory" im Lizenzmanagement zu verwalten, kann die Manuelle Zählung ausgewählt werden und im nächsten Schritt als Quelle der "Assets"-Knoten ausgewählt werden, da hier jedes erfolgreich erfasste Asset eine Lizenz benötigt.

Produkte Konfigurieren

Im nächsten Schritt kann zu jedem Produkt eingestellt werden, wie die Lizenzverbraucher genau berechnet werden, und welche Versionen für die jeweiligen Produkte angelegt werden sollen.

Für jedes Produkt kann definiert werden, wie der Lizenzverbrauch berechnet wird. Dazu stehen, je nach ausgewählter Metrik unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Hinweis

Die Option "Lizenzen den Produkten und Versionen nach Möglichkeit automatisch zuordnen" steht nur bei Cloud-Subcriptions und bei Windows-Betriebssystemen zur Verfügung, bei denen OEM-Lizenzen ausgelesen werden können.

So kann zum Beispiel eingestellt werden, wie die Lizenzen gezählt werden (Nur in höchster Version oder In jeder Version), ob es eine Berechnungsformel zur Lizenzzählung gibt (Normalfall: Eine Lizenz pro Gerät), ob Wartungslizenzen benötigt werden, ob eine Mehrfachbenutzung durch einen User auf unterschiedlichen Geräten möglich ist und welche Geräte-Typen in die Lizenzzählung mit eingeschlossen werden sollen.

Bei der Gerätequelle können also z.B. virtuelle Maschinen von der Lizenzzählung ausgeschlossen werden oder andere Abfragen als der Assets-Knoten, bzw. alle aktiven Benutzer als Quelle der Verbraucher eingestellt werden.

Tip

Die Eigene Eigenschaft FunctionalRole ist standardmäßig angelegt und im Assets-Knoten verfügbar und eignet sich dazu, zum Beispiel Test-Geräte als solche zu markieren und damit von der Lizenzzählung auszunehmen, da Test-Installationen häufig keine Lizenz benötigen.

Außerdem kann bei Software-Produkten die Nutzungsauswertung aktiviert werden.

Info

Für automatisch erkannte Produkte werden die Einstellungen hier bereits vorbelegt und sollten nur noch auf Richtigkeit geprüft werden.

Berechnungsformel

Bei den meisten Produkten wird pro Gerät eine Lizenz benötigt. LOGINventory kann aber auch Produkte, wie SQL Server oder Windows Server abbilden, bei denen die Anzahl der verbrauchten Lizenzen abhängig von der CPU- oder Core-Anzahl sein kann. Dazu werden bereits die entsprechenden Formeln als Vorlagen mitgeliefert. Diese sind durch einen Klick auf das Lupen-Symbol auswählbar.

Natürlich können auch eigene Formeln hier erstellt werden, falls das zu verwaltenden Produkt nicht mit aufgeführt ist.

Software-Nutzungsauswertung

Bei Software-Produkten (nicht Betriebssystemen) stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um die Nutzungsauswertung zu aktivieren.

Um erkennen zu können, ob ein Produkt benutzt wurde, muss LOGINventory wissen, anhand des Ausführens welcher Datei die Nutzung erkannt werden kann.

Bei Software, die über ein MSI-Paket installiert wurde, kann die Nutzungsauswertung automatisch erkannt werden. Dazu wird im Hintergrund ein Mapping zwischen dem Pfad, in dem das Programm installiert wurde (SoftwarePackageInfo.InstallLocation), und dem Pfad, aus dem ein Programm gestartet wird (ProgramUsage.PathName), vorgenommen. Falls dieses Mapping nicht erfolgreich ist oder keine InstallLocation bekannt ist, muss manuell eine Zuordnung getroffen werden, damit die Nutzung ausgewertet werden kann. Dazu kann es notwendig sein einen eigenen Filter zu setzten, bzw. eine Abfrage auszuwählen, die die Nutzung des entsprechenden Produkts auswertet.

Um zu testen, ob Daten für eine der Optionen verfügbar sind, ist der Button "Test" gedacht. Daraufhin wird angezeigt, wie häufig das Produkt im ausgewählten Zeitraum (Empfehlung: 90 Tage) benutzt wurde, nicht benutzt wurde und wie häufig die Nutzung nicht ermittelbar ist.

Achtung

Sie erhalten nur zuverlässige Nutzungsdaten, wenn der Agent zur Softwarenutzungs-Auswertung verteilt wurde. Ansonsten können unvollständige Daten geliefert werden!

Info

In der ProgramUsage-Tabelle ist zu jeder relevanten Datei (.exe, .bat oder .jar) ersichtlich, wann sie wo zuletzt von wem ausgeführt wurde.

Beispiel

Bei einem Programm namens "AFS-NetClientX6" soll die Nutzung ausgewertet werden. Dabei fällt auf, dass die InstallLocation sich vom ProgramUsage.PathName unterscheidet. (AFS wird über das Netzwerk gestartet). Deswegen wird in der Programmbenutzungs-Abfrage bei PathName auf "afs" gefiltert und dann eine entsprechende gefilterte Abfrage erstellt. In dieser Abfrage kann die Filterbedingung noch angepasst werden, sodass wirklich nur relevante Einträge übrig bleiben: PathName ähnelt %\AFS\AFS-Auftrag\Auftrag.exe
Jetzt kann im Lizenzmanagement beim Produkt die neu erstellte Abfrage ausgewählt werden und das Mapping wird korrekt vorgenommen.

Host-Lizenzierung

Es kann auch nötig sein, die Lizenzierung eines Betriebssystems oder einer Software von Virtuellen Maschinen abzubilden. LOGINventory stellt dafür die Metriken Betriebssysteme pro VM über Host und Softwarepakete pro VM über Host zur Verfügung.

Diese beiden Metriken verfügen über eine zusätzliche Einstellmöglichkeit zur Host-Konfiguration. Hier muss zunächst der Host ausgewählt werden, auf dem die entsprechenden VMs laufen.

Info

Betriebssystem-Lizenzen sind immer Hardware-gebunden (auch bei VMs). Deshalb müssen die Produkte ggf. mehrmals, für jeden Host einzeln im Lizenzmanagement verwaltet werden. Die verknüpften Lizenzen werden dann an die VMs vererbt.

Für die Berechnung der Anzahl der zulässigen VMs kann wieder eine Formel aus den Vorlagen ausgewählt werden. Nun kann noch eingestellt werden, ob die Host-Lizenzierung auch überprüft werden soll. Das bedeutet, dass zuerst die gesamte Hardware des Hosts ausreichend lizenziert sein muss, damit überhaupt Virtualisierungsrechte für die virtuellen Maschinen berechnet werden. Dies ist bei Windows Server stets notwendig, jedoch z.B. nicht unbedingt beim Microsoft SQL Server, da es hier ausnahmsweise auch möglich ist, dass nur die Anzahl der CPU-Kerne, die einer VM zugewiesen wurde, lizenziert werden muss.

Sonderfall: Manuelle Zählung

Falls eine Abfrage bei der Manuellen Zählung ausgewählt wurde, lassen sich ggf. noch Korrekturfaktoren hinzufügen oder noch weitere Abfragen als Quelle auswählen und dann dementsprechend eine Rechenoperation (Addition oder Subtraktion) auswählen.

Info

Soll die Abfrage so übernommen werden, sind die Standardeinstellungen "0" bei Konstante Anzahl und "Addition" bei Rechenoperation richtig, da zur Zeilenanzahl dann "0" addiert wird.

Definition von Versionen

Durch einen Klick auf den Pfeil neben dem Produkt-Namen kann definiert werden, welche Versionen angelegt werden sollen. Die aktuell vorhandenen Versionen werden dabei automatisch erkannt und hinzugefügt. Die Namen der Versionen entsprechen erst einmal der Versionsnummer; sie können aber manuell geändert werden. In der Vorschau für jede Version ist ersichtlich, welche Installationen zu der jeweiligen Version als Verbraucher gelten.

Für jedes hinzugefügte Produkt wird dann eine entsprechende Abfrage inklusive der angelegten Versionen hinzugefügt, also z.B. falls es sich um ein Software-Paket handelt, wird unterhalb des Knotens "Software-Pakete" eine Abfrage auf das Produkt und darunter für die Versionen hinzugefügt.

Es kann sinnvoll sein weitere fehlende Versionen hier anzulegen und die Reihenfolge korrekt anzupassen, damit die Berechnung von Downgrades korrekt durchgeführt wird.

Beispiel

Falls von einem Produkt nur Version 8 und Version 11 gefunden wurden, werden auch nur diese beiden Versionen angelegt (es sei denn das Produkte wurde automatisch erkannt). Hier sollten nun auch die Versionen 9 und 10 angelegt werden. Dann kann z.B. eingestellt werden, dass Version 11 ein Downgrade-Recht von zwei Stufen besitzt, also Version 10 und 9 benutzt werden dürfen, jedoch nicht Version 8.

Wichtig

Falls im Wizard z.B. Software-Pakete auftauchen, die fälschlicherweise zu der jeweiligen Version hinzugefügt werden, können Sie im Nachgang noch die entsprechende Abfrage anpassen und die fälschlichen Einträge durch Hinzufügen von Filterbedingungen entfernen.

Beispiel

Wenn Sie beim Überprüfen der Versionen eines Software-Pakets erkennen, dass auch eine Installation, die auf "Client" endet, mit als Verbraucher gezählt wird, können Sie diese ausschließen. Dazu gehen Sie unterhalb des Knotens "Software-Pakete" im Ordner "Software" auf das neu angelegte Produkt und passen Sie die Filterbedingung so an, dass keine Installationen mitgerechnet werden, wenn "Client" im Namen enthalten ist. Anschließend kann der Lizenzstatus des Produkts neu berechnet werden und die "Client"-Installationen werden nicht mehr mitgezählt.

Sonderfall: Crossgrade-Lizenzierung

Falls bei einem Produkt (z.B. Windows Server Standard) Lizenzen einer anderen Edition (z.B. Windows Server Enterprise) verwendet werden dürfen, kann dies hier eingestellt werden. Dazu kann für jede Version eingestellt werden, von welchem anderen Produkt Lizenzen in welcher Version verwendet werden dürfen.

Sonderfall: Zusätzliche Verbraucher

Falls nicht nur die von LOGINventory erkannten Installationen als Verbraucher eines Produkts zählen sollen, können manuell Abfragen ausgewählt werden, die als zusätzliche Verbraucher gelten.

Beispiel

Dies ist z.B. notwendig, wenn Office Lizenzen von Fat-Clients und Thin-Clients mit einem einzigen Produkt verwaltet werden sollen. Auf dem Fat-Clients wird LOGINventory automatisch erkennen, dass Office vorhanden ist, wohingegen das bei den Thin-Clients möglicherweise nicht der Fall ist. In diesem Fall kann eine Abfrage, die z.B. alle Thin-Clients enthält als zusätzliche Verbraucher ausgewählt werden.

Im Falle einer "pro Device"-Lizenzierung lassen sich nur Abfragen auswählen, die Devices beinhalten. Bei einer "pro User"-Lizenzierung lassen sich Abfragen für User und für Devices auswählen. In diesem Fall werden die "Owner" der Devices als User gezählt.

Beispiel

Falls die User einer bestimmten AD-Gruppe als zusätzliche Verbraucher hinzugefügt werden sollen, kann zuerst eine Abfrage erstellt werden, die auf diese Gruppe filtert. Unterhalb lassen sich dann die entsprechende UserAccounts und darunter die User als Abfrage anzeigen, sodass diese hier auch verwendet werden können.

Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, kann die Produkt-Konfiguration durch einen Klick auf "OK" geschlossen werden und eine Übersichtsseite mit den Produkt-Details wird sichtbar.

Produkt-Details

Für jedes Produkt wird nun ein Knoten im Lizenzmanagement angelegt. Hier können Lizenzen hinterlegt werden, die Lizenzverteilung, die Verbraucher der Lizenzen, ggf. die Nutzungsauswertung und eine Zusammenfassung zum Produkt betrachtet werden.

Achtung

Die Berechnung des Lizenzstatus eines Produktes wird nicht automatisch angestoßen. Sobald Lizenzen hinterlegt wurden oder in der Produkt-Konfiguration die Einstellungen geändert wurden, sollte der Lizenzstatus neu-berechnet werden. Da es sich hierbei um eine rechenintensive Aufgabe handelt, wird die Berechnung nicht automatisch bei jedem Betrachten der Produkt-Details ausgeführt. Die Berechnung lässt sich aber sowohl manuell anstoßen (Rechtsklick: Lizenzstatus berechnen) als auch nach einem definierten Zeitplan automatisch ausführen.

Hinterlegen von Lizenzen

Wichtig

Für jedes Produkt müssen manuell die erworbenen Lizenzen hinterlegt werden. Dieser Prozess kann nicht vollautomatisch durchgeführt werden, da nicht ausgelesen werden kann, welche Verträge das Unternehmen abgeschlossen hat und welche Lizenzen erworben worden sind (Ausnahme: Windows OEM-Lizenzen).

Info

Nur weil eine Software mit einem Key aktiviert wurde, heißt das nicht, dass sie auf legalem Weg erworben wurde. Deswegen müssen Lizenznachweise hinterlegt werden. Diese sind auch im Rahmen eines Audits vorzuweisen. Die Tatsache, dass gewisse Produkt-Schlüssel bekannt sind, genügt nicht.

Lizenz-Typen

Generell muss beim Hinterlegen von Lizenzen zwischen zwei Arten unterschieden werden: Versions-gebundene Lizenzen (z.B. Kauf von Office Professional Plus 2016) vs. Produkt-gebundene Lizenzen (z.B. Subscription von Office365). LOGINventory unterstützt dabei verschiedene Unterarten dieser Lizenzen:

Lizenz-Typ	Lizenz-Art	Eigenschaften	Beispiel
Pool-Lizenz	Versions-gebunden	Pool-Lizenzen sind nicht zu speziellen Verbrauchern zugeordnet und können daher von beliebigen Verbrauchern in der jeweiligen Version (bzw. falls ein Downgrade-Recht besteht auch bei älteren Versionen) verwendet werden.	Kauf von 5 Full Packaged Products (FPP) von Microsoft Office Standard 2013
Device-Lizenz	Versions-gebunden	Device-Lizenzen werden explizit bestimmten Geräten zugeordnet. Falls sie keinem Gerät zugeordnet sind, sind sie nicht gültig. Falls auf dem zugeordneten Gerät die Software nicht vorhanden ist, wird die Lizenz nicht genutzt. Achtung: Falls Assets mit zugeordneten Device-Lizenzen archiviert oder gelöscht werden, werden die Lizenzen auch mit archiviert, bzw. gelöscht, da sie direkt an das Gerät gebunden sind.	Kauf eines Rechners mit vorinstalliertem Windows (OEM-Lizenz). Diese Lizenz ist Rechner-gebunden.
User-Lizenz	Versions-gebunden	User-Lizenzen werden explizit bestimmten Usern zugeordnet. Falls sie keinem User zugeordnet sind, sind sie nicht gültig. Falls der entsprechende User auf keinem seiner Geräte (Eigene Eigenschaft "Owner) das Produkt installiert hat, wird die Lizenz nicht genutzt. User-Lizenzen können ermöglichen, dass ein User die Software auf mehreren Geräten nutzt.	Microsoft Windows Server 2016 User-CAL oder Microsoft Visual Studio Professional 2017 als Eigenständige Lizenz
Subscription-Lizenz	Produkt-gebunden	Eine Subscription-Lizenz berechtigt im Gültigkeitszeitraum dazu alle Versionen des jeweiligen Produkts zu nutzen.	Microsoft Visual Studio Enterprise Abonnement
Wartungs-Lizenz	Produkt-gebunden	Eine Wartungs-Lizenz wird bei der Berechnung nur beachtet, falls beim Produkt "Benötigt Wartungslizenzen" angekreuzt wird. Dann müssen für ein Produkt mindestens so viele Wartungs-Lizenzen vorhanden sein, wie verbraucht werden, damit das Produkt nicht unterlizenziert ist. Eine Wartungs-Lizenz allein reicht nicht für die Lizenzierung eines Produktes. Zusätzlich müssen Subscription- oder Versions-gebundene Lizenzen vorhanden sein.	Software Assurance für Windows Server

Manuelles Hinterlegen von Lizenzen

Um Lizenzen zu hinterlegen, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird das entsprechende Produkt oder die Version ausgewählt und dann aus dem Dropdown-Menü der gewünschte Lizenz-Typ hinzugefügt, oder aus der Liste der Verbraucher wird ein Verbraucher ausgewählt und dann Lizenz hinzufügen gewählt.

Wichtig

Falls eine Device- oder User-Lizenz bei einem Verbraucher hinzugefügt wird, wird diese direkt mit dem Verbraucher verknüpft. Ansonsten muss diese Lizenz mit Hilfe des Widgets Eigene Eigenschaften einem Verbraucher zugewiesen werden, damit sie gültig ist.

Wenn eine Lizenz hinzugefügt wurde, können die Anzahl, sowie - falls vorhanden - Gültigkeitsdaten direkt eingestellt werden.

Wichtig

Um weitere Eigenschaften zu den Lizenzen zu hinterlegen kann das Widget Eigene Eigenschaften geöffnet werden, wenn eine Lizenz ausgewählt ist. Hier stehen bereits eine Vielzahl vordefinierter Eigenschaften, wie Lizenzkey, Kaufpreis, Wiedervorlage-Datum, etc. zur Verfügung. Hier können außerdem weitere Felder definiert werden, um zusätzliche Eigenschaften (freie Felder) zu hinterlegen.

Viele der hinterlegten Eigenschaften werden dann auch in Berichten verwendet und z.B. die finanziellen Werte zur Berechnung von Einsparpotentialen verwendet.

Wichtig

Weiterhin ist es empfehlenswert bei jeder hinterlegten Lizenz auch ein entsprechendes Lizenzdokument zu hinterlegen, das den Lizenzbesitz nachweist (z.B. PDF der Rechnung). Dazu wird das Widget Dokumente verwendet, wenn eine Lizenz in der Lizenzübersicht ausgewählt ist. Das Hinterlegen ist wichtig, damit Sie selbst einen Überblick darüber behalten, woher die hinterlegten Zahlen stammen und um im Rahmen eines Audits die Lizenznachweise direkt zur Verfügung zu haben.

Immer wenn neue Lizenzen hinterlegt worden sind, wird die Berechnung des Lizenzstatus des Produkts neu angestoßen. Daraufhin wird ersichtlich, in welcher Version wie viele Lizenzen zur Verfügung stehen und verbraucht werden und unter anderem an der Farbe des Kreises auf dem Produkt ist ersichtlich, ob ausreichend Lizenzen zur Verfügung stehen.

Falls ausreichend Lizenzen zur Verfügung stehen, ist der Kreis grün. Falls das Produkt Wartungslizenzen benötigt und nur ausreichend Pool-, Device-, User- oder Subscription-Lizenzen, aber nicht ausreichend Wartungslizenzen zur Verfügung stehen, ist der Kreis gelb. Falls nicht ausreichend Lizenzen zur Verfügung stehen, ist der Kreis rot.

Der Ordner oberhalb des Produkts erhält den gleichen Status, falls alle darunterliegenden Produkte diesem Status entsprechen.

Zuweisung von bereits angelegten und automatisch erkannten Lizenzen

Neben dem manuellen Hinterlegen von Lizenzen können auch bereits angelegte und automatisch erkannte OEM-Lizenzen zugewiesen werden. Dafür kann über den Punkt Lizenz-Zuweisung aus dem Ribbon-Menü eine Oberfläche geöffnet werden, in der alle nicht zugewiesenen Lizenzen sichtbar sind.

Diese können dann per Drag & Drop bei den entsprechenden Produkten, bzw. Versionen hinterlegt werden.

Hier werden also auch die Lizenzen aufgelistet, bei denen die Zuordnung zum Produkt, bzw. zur Version entfernt wurde.

Importieren von Lizenzen

Mit Hilfe des Daten-Import lassen sich Informationen zu vorhandenen Lizenzen aus csv-Dateien importieren. Der Daten-Import ist im Detail hier beschrieben.

Auswertung der Lizenzmatrix

In der Lizenzmatrix ist ersichtlich, in welcher Version wie viele Lizenzen verfügbar sind und verbraucht werden. Durch einen Klick auf den Pfeil neben License Allocation kann die Lizenzmatrix erweitert werden, und es ist sichtbar, wo ggf. Downgrades bzw. Upgrades durchgeführt wurden.

Upgrades und Downgrades

Bei jeder hinterlegten Lizenz kann in den Eigenen Eigenschaften eingestellt werden, für wie viele Stufen ein Upgrade bzw. Downgrade möglich ist. Falls dieser Wert auf "0" steht, kann kein Upgrade bzw. Downgrade durchgeführt werden. Wenn z.B. ein Downgrade-Recht von "2" eingestellt ist, bedeutet das, dass die vorherigen zwei Versionen auch mit dieser Lizenz verwendet werden dürfen.
Maßgeblich sind hierfür alle Versionen, die bei der Definition von Versionen angelegt wurden. Deswegen kann dort auch mit Hilfe der Pfeile die Reihenfolge der Versionen angepasst werden.

Beispiel für Upgrade

Um z.B. das kostenlose Upgrade von Windows 7 Lizenzen auf Windows 10 Lizenzen in LOGINventory abzubilden, können zunächst ganz normal die in Version 7 gekauften Lizenzen bei Version 7 eingetragen werden. Dann kann bei Version 10 eine Upgrade-Lizenz hinzugefügt werden. Dazu muss die Eigene Eigenschaft "Method" von "Purchase" auf "Upgrade" geändert werden UND bei den Lizenzen von Windows 7 muss ein "UpgradeRight" von mindestens "3" hinterlegt werden. Damit dürfen also Windows 7 Lizenzen auf Windows 8, Windows 8.1 und Windows 10 (insgesamt drei Stufen) geupgradet werden.

Software-Nutzungsauswertung

LOGINventory bietet mit Hilfe des eigens entwickelten Benutzungsstatistik-Agenten LOGINuse die Möglichkeit herauszufinden, welche Software in Ihrer Firma tatsächlich von wem genutzt wird. Somit können insbesondere teure, ungenutzte Software-Pakete identifiziert und der Lizenzbestand reduziert werden.

Bereits ohne Verteilung eines Agenten liefert LOGINventory Nutzungsstatistiken zu Programmen auf den einzelnen Geräten unter Verwendung der Daten des Windows Explorers. Diese Statistik ist bei allen unterstützten Windows Betriebssystemen ab XP im jeweiligen Benutzerkontext vorhanden, berücksichtigt jedoch nur die über Startmenü, Desktop oder Explorer gestarteten Anwendungen. Starts über die Taskleiste werden z.B. nicht mitgezählt. Deshalb können Einträge bei der Nutzungsstatistik ohne Verwendung des Agenten dahingehend interpretiert werden, dass das Vorhandensein eines Eintrags bedeutet, dass das Programm sicher gestartet wurde, das Fehlen eines Eintrags kann jedoch nicht zum Ausschluss der Programmnutzung umgedeutet werden.

Damit im Lizenzmanagement diese Nutzungsdaten zur Verfügung stehen, muss die Nutzungsauswertung in der Produkt-Konfiguration aktiviert werden.

Dann wird im Tortendiagramm ersichtlich, wie häufig oder selten das entsprechende Produkt tatsächlich verwendet wird und welches Einsparpotential besteht. Bei der Liste der Verbraucher ist auch erkennbar, wo das Produkt genutzt, bzw. nicht genutzt wurde.

Die Daten zur Nutzung können dann z.B. wie folgt aussehen:

Beispiele zur Verwaltung unterschiedlicher Produkte

Hinweis

Generell empfehlen wir alle möglichst alle Produkte über die Liste der Erkannten Produkte zum Lizenzmanagement hinzuzufügen, da hier automatisch die richtigen Einstellungen vorgenommen werden. Gelegentlich kann es jeodch nötig sein, Produkte an Hand anderer Quellen zu identifizieren, um diese korrekt im Lizenzmanagement abbilden zu können.

Vewaltung von User-CALs

Falls in Ihrem Unternehmen User-CALs (CLient Access Licenses) für ein Produkt (gängige Beispiele wären Exchange Server User CALs, SQL Server User CALs,...) eingesetzt werden, macht es Sinn diese im Lizenzmanagement abzubilden.

Wichtig

Das prinzipielle Vorgehen in LOGINventory ist dabei für alle möglichen Fälle gleich: Sie benötigen einen Zahlenwert, der angibt wie viele CALs verbraucht werden, und eine Anzahl der in Ihrem Unternehmen vorhandenen CALs. Aus der Differenz kann dann ermittelt werden, ob Sie unter- oder überlizenziert sind, oder bereits über die richtige Anzahl verfügen. Die Anzahl der CAL-Verbraucher lässt sich dabei in LOGINventory natürlich dynamisch durch eine Abfrage berechnen.

Bei der Verwendung von User-CALs sind im Allgemeinen alle tatsächlichen realen Personen, die theoretisch auf die Applikation zugreifen können, zu lizenzieren. Das heißt, dass die Anzahl der Konten aus dem AD oder die Anzahl der Mailboxes beim Exchange Server häufig nicht die richtige Zahl liefert, da z.B. Admin-Accounts, Service-Accounts oder Mailboxen wie "Empfang" fälschlicherweise mitgezählt werden. Ebenso muss ggf. beachtet werden, dass ein Konto von mehreren realen Personen genutzt werden könnte.

1. Möglichkeit: Verwenden einer Gruppe aus dem AD

Die einfachste Möglichkeit, falls schon vorhanden, ist das Verwenden einer Gruppe aus dem AD, in der alle realen Personen, die im Unternehmen tätig sind, enthalten sind. Falls die Applikation nur von einer bestimmten User-Gruppe verwendet wird, kann natürlich auch nur diese Gruppe zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden. Bei Verwenden so einer Gruppe muss natürlich auch sichergestellt werden, dass in Ihrem Unternehmen Prozesse existieren, die dafür sorgen, dass stets die richtigen Personen in der Gruppe enthalten sind (z.B. Hinzufügen bei Neueinstellungen). Diese organisatorische Maßnahme des regelmäßigen Aktualisierens der Gruppen ist erforderlich bei der Verwendung im Lizenzmanagement.

Im Assistenten zum Erstellen von Lizenzprodukten muss auf der linken Seite BenuterGruppe ausgewählt werden und dann die entsprechende Gruppe über einen Doppelklick markiert werden. Im nächsten Schritt sind keine weiteren Einstellungen notwendig.

In der Produktübersicht sind dann alle aktiven Mitglieder der Gruppe bei den Verbrauchern aufgelistet. Das Produkt kann dann über einen Doppelklick auf den Knoten noch entsprechend umbenannt werden und die vorhandenen CALs können dann wie bei jedem anderen Produkt als Lizenzen hinterlegt werden.

2. Möglichkeit: Verwenden einer eigenen Abfrage

Anstatt einer Benutzer-Gruppe kann auch eine eigene Abfrage erstellt werden, wobei die Anzahl der Ergebniszeilen die Anzahl der Verbraucher darstellt. So bietet es sich z.B. beim Verwalten von Exchange Server User CALs an, eine Kopie der bestehenden Mailbox-Abfrage so anzupassen, dass nicht benötigte Accounts nicht mehr in der Mailbox-Liste auftauchen. Dazu wird zunächst ein Duplikat der Abfrage Mailboxes im Ordner Microsoft Exchange erstellt. Aus dieser Abfrage werden durch entsprechende Filterbedingungen nun die Zeilen entfernt, hinter denen keine reale Person steckt, die eine CAL benötigt. Darunter fallen z.B. Service-Accounts, Admin-Accounts etc. Häufig lassen sich auch reale Personen daran erkennen, dass im Namen ein Leerzeichen enthalten ist. Die Filterbedingungen müssen jedoch jeweils an die tatsächlich vorhandenen Gegebenheiten angepasst werden.

Wenn die Abfrage vollständig angepasst wurde kann ein Neues Produkt zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden. Hierbei wird als Quelle Manuelle Zählung gewählt und dann zur entsprechende Abfrage navigiert. Im nächsten Schritt würden sich noch Korrekturfaktoren etc. einfügen lassen, das ist aber in diesem Fall nicht nötig.

Wenn das Produkt hinzugefügt wurde, sieht man bei den Verbrauchern die Anzahl der Ergebniszeilen der ausgewählten Abfrage und Lizenzen können wie gewohnt hinterlegt werden. Ebenso macht es auch in diesem Fall Sinn das Produkt umzubenennen.

Verwaltung von Device-CALs

Bei der Verwaltung von Produkten, die Device-CALs benötigen, ist es ebenso notwendig eine Abfrage zu erstellen, die als Anzahl der Ergebniszeilen die Anzahl der Verbraucher hat. Diese kann über das gleiche Vorgehen, wie bei den User-CALs beschrieben, erstellt und zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden.

Natürlich kann auch eine bestehende Abfrage (z.B. Windows Clients im Ordner Plattformen) auf diese Weise hinzugefügt werden.

Dokumentation des Lizenzmanagements

Wenn Produkte und Lizenzen zum Lizenzmanagement hinzugefügt wurden sind, können mit Hilfe verschiedener Reporte unterschiedliche Aspekte dokumentiert werden. Diese Reporte sind im Detail beim Thema Dokumentation beschrieben und lassen sich aus dem Ribbon-Menü auf die Produkte anwenden. Sollen alle Produkte in einen Report eingeschlossen werden, kann die Abfrage Alle Produkte unterhalb von Auswertungen gewählt werden.

Beispiel

Wenn Sie möchten, dass alle Produkte im Lizenzmanagement des Herstellers "Microsoft" in einen Bericht eingeschlossen werden, können Sie sich z.B. unterhalb des Knotens Auswertungen eine eigene Abfrage erstellen, in der bei "Manufacturer" auf enthält Microsoft gefiltert wird. Auf dieser neuen Abfrage lässt sich dann natürlich auch eine Task positionieren, damit Sie regelmäßig einen Lizenzreport zu Microsoft-Produkten zugeschickt bekommen.

Info

Natürlich lassen sich alle mitgelieferten Reporte anpassen und auch eigene Berichte erstellen.

Weiterhin werden Dynamische Dokumente mitgeliefert, die im Rahmen einer Audit-Ankündigung von Microsoft verwendet werden können. Diese sogenannte Microsoft Deployment Summary ist unterhalb des Knotens Dokumentation verfügbar und stellt die erforderlichen Kennzahlen zum Geräte-, Software- und Lizenz-Einsatz da.

Automatisierung im Lizenzmanagement

Alle hinterlegten Werte lassen sich auch in eigenen Abfragen verwenden. So können z.B. Abfragen erstellt werden, die auf Wiedervorlage-Datum, Lizenzstatus und ähnliches filtern. Einige Beispiele für solche Abfragen sind bereits im Knoten Auswertung unterhalb von Lizenzmanagement mitgeliefert. Diese Abfragen eignen sich dazu, darauf Tasks zu positionieren. Damit kann also eingestellt werden, dass E-Mails verschickt werden, falls Unterlizenzierung bemerkt wird, Verträge demnächst auslaufen und vieles mehr.

Außerdem lässt sich so beispielsweise monatlich die aktuelle Compliance-Dokumentation ablegen oder verschicken.

Achtung

Damit die Benachrichtigungen sich auf den jeweils aktuellen Lizenzstatus beziehen, muss die Berechnung des Lizenzstatus regelmäßig neu durchgeführt werden. Dazu lässt sich über einen Zeitplan definieren, wann die Berechnung durchgeführt werden soll. Je nach Anzahl der verwalteten Produkte und Anzahl der Verbraucher kann diese rechenintensive Aufgabe auch längere Zeit in Anspruch nehmen, weshalb es sich z.B. anbietet, den Lizenzstatus regelmäßig dann berechnen zu lassen, wenn LOGINventory nicht verwendet wird (z.B. nachts) oder bevor Aufgaben evaluiert werden, die sich auf den Lizenstatus beziehen.

Um den Zeitplan für die Neu-Berechnung des Lizenzmanagement-Status einzustellen, kann eine Task auf dem Lizenzmanagement-Knoten definiert werden. Hier lässt sich dann als Aktion nur "Lizenz-Berechnung" auswählen.

Standardmäßig wird die Neuberechnung jeden Tag um 2 Uhr nachts ausgeführt.

Lizenzmanagement-Voreinstellungen

In den Lizenzmanagement-Vorsteinstellungen können die Datenquellen für Produkte und Verbraucher angepasst werden. So lassen sich für jede Entität andere Abfragen als die Standard-Abfragen auswählen, womit z.B. nicht mehr alle Assets als potentielle Verbraucher geprüft werden, sondern nur noch eine Untermenge (frei-definierbare Abfrage). Dies kann z.B. genutzt werden, falls das Lizenzmanagement getrennt für verschiedene Geschäftseinheiten durchgeführt werden soll (siehe unten).

Im Normalfall sind hier jedoch keine Einstellungen nötig.

Verwendung von mehreren getrennten Lizenzmanagements

In besonderen Fällen kann es erforderlich sein, getrennte Lizenzmanagement zu verwenden. Dies ist zum Beispiel der Fall, falls in Ihrem Konzern gewisse Produkte von einer anderen Geschäftseinheit (z.B. Headquater) verwaltet werden.

Dazu kann es dann notwendig sein, mehrere Lizenzmanagement-Knoten anzulegen und dort jeweils in den Lizenzmanagement-Voreinstellungen andere Datenquellen für Verbraucher und Produkte zu hinterlegen.

Um einen zusätzlichen Lizenzmanagement-Knoten anzulegen muss entweder der Asset Management- oder der IT-Bestand-Knoten angewählt werden, dann kann über einen Rechtsklick ein Neues Lizenzmanagement angelegt werden.