Ausgabe und Rücknahme von Geräten

Überblick

LOGINventory bietet die Möglichkeit, für alle Geräte - egal ob automatisch gescannt oder händisch angelegt - automatisiert ein individuelles Etikett inklusive QR-Code zu erzeugen. Wird der QR-Code von einem Gerät mit Kamera (z.B. Smartphone oder Tablet) gescannt, öffnet sich auf dem Gerät eine Website, die die Details des Geräts anzeigt.

Hier kann dann die Ausgabe des Geräts an einen bestimmten User oder die Rücknahme dokumentiert werden. Der Empfang des Geräts wird mittels digitaler Unterschrift auf dem Smartphone dokumentiert, woraufhin in LOGINventory ein entsprechender Eintrag entsteht, der sowohl mit dem Gerät als auch mit dem User verknüpft ist. Auf diese Weise kann die Ausgabe bzw. Rücknahme von allen Geräten der IT (z.B. Laptops, Monitore, Dockingstations, Webcams, Headsets, Tastaturen, Mäuse, USB-Sticks) papierlos dokumentiert werden und es ist jederzeit ersichtlich, welcher Nutzer wann welche Geräte empfangen / zurückgegeben hat.

Voraussetzungen & Vorbereitung

Gerät in LOGINventory vorhanden

Soll ein Gerät übergeben werden, das bereits in LOGINventory vorhanden ist, ist diese Voraussetzung bereits erfüllt.

Soll hingegen ein Gerät übergeben werden, das noch nicht in LOGINventory gescannt / angelegt wurde, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Handelt es sich um ein scanbares Gerät (z.B. PC, Switch), scannen Sie dieses Gerät, z.B. mit Hilfe des Remote Scanners oder durch Ausführen der LOGINfo.exe (z.B. auch via USB-Stick). Falls sich das Gerät noch im Zulauf befindet, oder in einem Karton, der noch nicht ausgepackt werden soll, Sie aber bereits einige Details des Geräts kennen (z.B. Modell, Seriennummer, etc.), können Sie den Asset-Editor nutzen, um das Gerät bereits anzulegen.

Handelt es sich um ein Peripherie-Gerät, nutzen Sie den Asset-Editor oder wandeln Sie aus der Liste der verbundenen Monitore oder USB-Geräte einen Eintrag in ein Peripherie-Gerät um.

Inventarnummer vergeben

Stellen Sie sicher, dass dem Gerät eine Inventarnummer vergeben wurde: Dies sollte automatisch geschehen, wenn im Dialog zur Verwaltung der Inventarnummern der Haken gesetzt wurde, dass neue Geräte automatisch eine Inventarnummer erhalten. Falls das Gerät noch keine Inventarnummer erhalten hat, können Sie in diesem Dialog auch eine Nummer setzen.

Web Viewer veröffentlicht

Damit in den zu druckenden Labels ein Link zum LOGINventory Web Viewer integriert werden kann, muss der Web Viewer veröffentlicht sein.

Verwenden des Berechtigungskonzepts

Damit nicht jeder Nutzer später die QR-Codes scannen kann und sich die Details eines Geräts anzeigen, bzw. Lifecycle-Einträge anlegen kann, empfehlen wir ausdrücklich die Verwendung des Berechtigungskonzepts. Passen Sie die Einstellungen so an, dass z.B. nur Mitglieder aus der IT-Abteilung Administratoren sind und "normale" Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen entweder keinen oder nur Gast-Zugriff haben.

Nur Nutzer, die über die Rollen Hauptbenutzer oder Administrator verfügen, können über den QR-Code den Web Viewer aufrufen.

Optional: Automatisches Aktualisieren des Owners deaktivieren

Wenn über die durch den QR-Code aufgerufene Website ein Nutzer ausgewählt wird, an den ein Gerät übergeben werden soll, wird dadurch u.a. die Eigene Eigenschaft Owner (Hauptbenutzer) geändert. Damit ist entsteht eine Verlinkung zwischen User und Gerät.

LOGINventory bietet jedoch auch die Möglichkeit, für Geräte, bei denen ein zuletzt angemeldeter Nutzer ermittelt werden kann (z.B. Scan von Windows Clients, Windows Servern, Linux Clients, MacOS-Geräten), den Owner automatisch zu aktualisieren, wenn sich dieser bei X aufeinander folgenden Scans nicht geändert hat.

Falls also geplant ist, dass auch die Übergabe solcher scanbaren Geräte mittels Smartphone digital dokumentiert wird, sollte das automatische Aktualisieren des Owners deaktiviert werden.

Soll hingegen nur die Übergabe von nicht-scanbaren Geräten (USB-Sticks, Dockingstations, Monitoren, Headsets, etc.) mittels Smartphone digital dokumentiert werden und der Hauptbenutzer bei scanbaren Geräten weiterhin automatisch ermittelt werden, kann die Option zum automatischen Aktualisieren aktiviert bleiben.

Optional: Tags & Nutzungsbedingungen hinterlegen

In den Einstellungen, kann eine Liste an Tags hinterlegt werden, die beim Erstellen von Lifecycle-Einträgen zur Verfügung steht. Diese eignen sich z.B. dazu bei der Ausgabe von Geräten zu dokumentieren, dass diese "inkl. Ladekabel" oder "inkl. Laptoptasche" übergeben wurden, wodurch diese Information nicht händisch in das Kommentar-Feld getippt werden muss und so der Übergabe-Prozess schneller vollzogen werden kann.

Ebenso kann hier eingestellt werden, dass Benutzer beim Erzeugen von Lifecycle-Einträgen eigene Tags vergeben dürfen, die noch nicht in der Tag-Liste enthalten sind.

Weiterhin können in den Einstellungen auch eigene Nutzungsbedingungen im PDF-Format hinterlegt werden, die bei der Ausgabe eines Geräts vom Endbenutzer akzeptiert werden müssen.

Web Server vom Smartphone aus erreichbar

Damit durch den Scan eines QR-Codes mit einem Smartphone / Tablet die Webseite des Geräts angezeigt werden kann, muss der LOGINventory-Rechner mit dem Web Viewer vom Endgerät aus erreichbar sein. Dies ist entweder möglich, indem sich das Smartphone in einem WLAN befindet, von dem aus der interne LOGINventory-Rechner erreicht werden kann. Alternativ kann der Web Viewer auch über eine öffentliche Adresse erreichbar gemacht werden, z.B. mittels Port-Forwarder oder Reverse Proxy. Diese Einstellungen müssen vom zuständigen Administrator übernommen werden.

Label-Drucker und Label vorhanden

Für den Druck der Labels sollten Sie über einen Label-Drucker verfügen, der in der Lage ist, möglichst kleine Etiketten zu bedrucken, um auch kleine Peripherie-Geräte, wie USB-Sticks oder Headsets mit Aufklebern versehen zu können.

Druck von Etiketten

Wenn der Label-Drucker nicht als Netzwerkdrucker erreichbar, sondern nur via USB an einem Client-PC angeschlossen ist, empfiehlt es sich, die portable Version auf diesem Client-PC zu verwenden, um die Etiketten zu bedrucken.

Um ein Etikett für ein Gerät zu erzeugen, navigieren Sie zu einer Abfrage zur Entität HardwareAsset, Device oder PeripheralDevice, z.B. dem Assets-Knoten oder zur Abfrage Peripherie-Geräte.

Wählen Sie eine oder mehrere Ergebniszeilen in der Datenansicht aus und wählen Sie dann im Ribbon-Menü einen der Reporte aus, deren Name mit "QR-Codes" beginnt.

Wenn alles wie gewünscht funktioniert, können Sie den Report auf dem Label-Drucker drucken und die Geräte mit den entsprechenden Etiketten bekleben.

Dokumentation der Ausgabe via Smartphone

Wird der QR-Code via Smartphone gescannt, öffnet sich eine URL wie http://inventory-server/LOGINventory/details.aspx?invnr=Asset1001. Verwenden Sie die empfohlenen Einstellungen des IIS, wird beim Aufruf dieser Seite nach einem User-Name und Passwort gefragt (=Standardauthentifizierung).

Nutzen Sie zur Anmeldung Nutzernamen und Passwort eines Domain-Users, der in LOGINventory über die Berechtigungsstufe Hauptbenutzer oder Administrator verfügt.

Auf der sich öffnenden Seite sehen Sie jetzt verschiedene Details des Geräts. Über den Menüpunkt Lifecycle stehen die zwei Buttons Ausgabe und Rücknahme zur Verfügung. Wenn der entsprechende Button gewählt wird, erscheinen weitere Auswahlmöglichkeiten.

So kann hier jetzt im Fall der Ausgabe ein Benutzer ausgewählt werden, an den das Gerät übergeben werden soll. Weiterhin gibt es

• eine Option zur Auswahl weiterer Assets, für welche die Übergabe auch dokumentiert werden soll
• ein Feld zum Hinzufügen einer Notiz
• ein Datumsfeld
• ein Tag-Auswahlfeld (dieses muss in den Einstellungen gesondert aktiviert werden)
• eine Checkbox zum Akzeptieren der Nutzungsbedingungen & die Option zum Einsehen der Bedingungen (diese Option muss gesondert in den Einstellungen aktiviert und die eigenen Nutzungsbedingungen hinterlegt werden)
• und ein Unterschrift-Feld, auf dem der Nutzer mit seinem Finger unterschreiben kann.

Durch das Abschließen des Ausgabe-Prozesses mittels Ausgeben-Button wird am Gerät ein Lifecycle-Eintrag hinterlegt, der die eingetragenen Daten und die Unterschrift enthält und der Owner (Hauptbenutzer) des Geräts wird aktualisiert.

Falls die Rücknahme des Geräts dokumentiert werden soll, ist das Vorgehen ähnlich, es steht jedoch kein Feld zur Auswahl des Benutzers und auch keine Option zum Akzeptieren der Lizenzbedingungen zur Verfügung und die Eigenschaft Owner wird geleert.

Übergabe von mehreren Geräten

Wenn bei der Ausgabe oder Rücknahme mehrere Geräte übergeben werden sollen, kann der Toggle-Button Weitere Assets angewählt werden. Daraufhin öffnet sich ein Suchfenster, in welchem weitere Geräte ausgewählt werden können. Zum Suchen können dabei Name, Chassistyp, Inventarnummer, Seriennummer und der Name des Besitzers (Owner) verwendet werden.

Die in diesem Suchfenster ausgewählten Assets stehen sind dann unterhalb des Suchfensters sichtbar. Von hier können die Assets auch durch einen einfachen Klick auch wieder deselektiert werden.

Auf diese Weise werden die Lifecycle-Einträge bei allen ausgewählten Geräten hinterlegt und der Owner aller Geräte gesetzt bzw. geleert.

Weitere Features im Web Viewer

Neben dem Dokumentieren der Ausgabe oder Rücknahme von Geräten stehen im Web Viewer auf der Asset-Detail-Seite noch weitere Optionen zur Verfügung.

Hinterlegen von Fotos

Über den entsprechenden Button ist es in der Asset-Detail-Seite möglich, ein Foto / Bild am Gerät zu hinterlegen. Auf einem Smartphone kann dabei die Kamera geöffnet werden, um mit dieser ein Foto aufzunehmen und dieses zu hinterlegen. Ebenso kann auf dem Smartphone der lokale Foto-Speicher durchsucht werden.

An einem Computer kann die Festplatte zum Hochladen eines geeigneten Bilds durchsucht werden.

Das hier hinterlegte Bild ist dann auch im Info-Widget einsehbar / änderbar.

Editieren von Eigenen Eigenschaften

Über den Reiter Eigene Eigenschaften können die Eigenen Eigenschaften eines Assets eingesehen & editiert werden. Damit Änderungen hier übernommen werden, muss der Speichern-Button angeklickt werden.

Erzeugen von allgemeinen Lifecycle-Einträgen

Über den Reiter Lifecycle können nicht nur Einträge zum Dokumentieren der Ausgabe und Rücknahme (jeweils inkl. Owner-Änderung) erzeugt werden, sondern auch allgemeine Lifecycle-Einträge. Diese verfügen zusätzlich über die Felder Kategorie und Ende und können z.B. genutzt werden, um eine Wartung, eine Reparatur oder Ähnliches zu dokumentieren.

Zusätzlich können hier auch alle am Asset hinterlegten Lifecycle-Einträge betrachtet werden.

Anpassen des Beschreibungsfelds

Das auch im Info-Widget sichtbare Beschreibungsfeld (Device.Info) kann über die Asset-Detail-Seite angepasst werden.

Nachverfolgung der übergebenen Geräte

Durch die Übergabe / Rücknahme eines Geräts wird einerseits der Owner (Hauptbenutzer) des Geräts aktualisiert, andererseits wird am Gerät ein Lifecycle-Eintrag hinterlegt (u.a. im Info-Widget sichtbar), der mit dem entsprechenden User verknüpft ist.

Die Auswertung dieser Einträge ist an verschiedenen Stellen in LOGINventory möglich.

Ansicht über den Web Viewer

Jeder Benutzer - auch wenn ihm keine Rolle im Berechtigungskonzept zugewiesen wurde, kann sich über den Web Viewer ansehen, welche Assets ihm zugeordnet sind und auch alle mit ihm verknüpften Lifecycle-Einträge sehen. Dazu muss vom Benutzer die User-Detail-Seite (user.aspx) geöffnet werden, also z.B. http://loginventory-server/LOGINventory9/user.aspx. Bei der Anmeldung wird dabei je nach Konfiguration die integrierte Windows-Authentifizierung (also im Kontext des aktuell am Windows-Rechner angemeldeten Benutzers) oder die Standard-Authentifizierung (also Abfrage von User & Passwort) verwendet.

LOGINventory-Benutzer mit der Rolle Hauptbenutzer oder Administrator können sich auch die Details aller User ansehen und so auch über den Web Viewer auswerten, wer aktuell welche Geräte besitzt.

Auswertungen zum Owner

Viele mitgelieferte Abfragen (u.a. Assets-Knoten, Peripherie-Geräte-Knoten), haben standardmäßig die Eigenschaft Owner gewählt. Sie können natürlich alle bestehenden Abfragen anpassen oder sich neue erstellen und so z.B. auch die Spalten Owner.UserAccount.FullName oder Owner.UserAccount.Department hinzufügen, um Zusatzinformationen zum Hauptbenutzer in der jeweiligen Auswertung zu erhalten.

Wenn Sie in der mitgelieferten Abfrage Benutzer (Users) die Details eines Nutzers per Doppelklick öffnen, sehen Sie hier u.a. auch, bei welchen Geräten dieser Benutzer als Owner eingetragen ist. Viele weitere mitgelieferte Reporte verwenden auch standardmäßig das Owner-Feld.

Auch in der sich expandierenden Baumstruktur unterhalb des Benutzers können Sie dessen Zugeordnete Geräte sehen.

Auswertungen zu Lifecycle-Einträgen

Um die Lifecycle-Einträge eines Geräts zu sehen, kann das Gerät in einer Abfrage zur Entität Device, PeripheralDevice oder HardwareAsset (z.B. Assets-Knoten, Peripherie-Geräte-Knoten) angewählt und dann das Info-Widget geöffnet werden.

Weiterhin sind die Einträge auch unter Verknüpfte Lifecycle-Einträge durch einen Doppelklick auf ein Gerät oder einen Benutzer sichtbar.

In vielen mitgelieferten Reporten werden die Lifecycle-Einträge ebenso angezeigt.