Dokumentation

Neben der Schnell-Export-Funktion der aktuellen Ansicht gibt es zwei weitere Möglichkeiten, die erfassten Daten auszuwerten und zu dokumentieren:

• Reporte können auf die aktuelle Auswahl (zum Beispiel eine Abfrage oder einzelne Ergebniszeilen) über das Ribbon-Menü angewandt werden und stellen die gesammelten Daten in grafisch sauber aufbereiteter Form dar.
  Beispiele: Client Dokumentation, Übersicht der Zugriffsrechte, Lizenzübersichten
• Dynamische Dokumente bieten die Möglichkeit einen Fließtext (ähnlich zu Microsoft Word) aufzubauen, in den dynamisch ausgewählte Daten aus der Inventarisierung eingebunden werden.
  Beispiele: Notfallhandbuch, Microsoft Deployment Summary, Eigene Auswertungen

Eine Vielzahl von Reporten und dynamischen Dokumenten werden bereits mit LOGINventory ausgeliefert. Es ist möglich, diese sowohl anzupassen als auch neue zu erstellen. Die Erstellung von dynamischen Dokumenten ist einfacher und intuitiver, da hier nur die gewünschten Felder aus der Datenbank via Drag & Drop in die Dokument-Struktur eingebunden werden müssen.

Beide Dokumentationsformen können auch mit Hilfe von Aufgaben regelmäßig an festgelegten Speicherorten abgelegt oder per E-Mail versandt werden.

Zusätzlich sind unter dem Knoten Verknüpfte Dokumente alle verknüpften Dateien oder Ordner hinterlegt.

Reporte

Verwendung von Reporten

Je nach aktuell angezeigter Tabelle stehen über das Ribbon-Menü unterschiedliche Reporte zur Verfügung, die auf die aktuelle Auswahl (zum Beispiel eine Abfrage oder einzelne Ergebniszeilen) angewandt werden können. Falls für eine Tabelle keine Report-Vorlagen existieren, können auch keine auf die Auswahl angewandt werden.

Eine Übersicht aller vorhandenen Reporte ist in der Baumstruktur im Ordner Reporte unterhalb des Knotens Dokumentation zu finden. Durch Auswahl eines Reports wird dieser auf alle Ergebniszeilen der Tabelle angewandt. Wird also der Report Client Dokumentation hier angewählt, sind in der Report-Vorschau alle Assets (alle Einträge der Tabelle Device) zu finden. Sollen zum Beispiel nur ausgewählte Geräte in den Report Client Dokumentation aufgenommen werden, kann zunächst entweder eine Abfrage selektiert werden, die die Geräte enthält, oder aus der Asset-Liste mit Hilfe der Strg-Taste die Geräte ausgewählt werden. Im Anschluss kann über das Ribbon-Menü der Report aufgerufen werden.

Info

Natürlich lassen sich die Reporte auch im PDF-Format abspeichern. In den Einstellungen können Logos hinterlegt werden, diese werden automatisch in die Reporte integriert.

Mitgelieferte Reporte

Viele nützliche Reporte werden bereits mit LOGINventory ausgeliefert.

Tipp

Falls in den Reporten Felder vorhanden sind, die Sie nicht interessieren, oder es fehlen Felder, können Sie diese Reporte natürlich auch jederzeit anpassen, indem Sie Report Bearbeiten im Ribbon-Menü des jeweiligen Reports wählen.

Client-Dokumentation

In der Client-Dokumentation wird in der Regel pro Gerät eine DIN A4 Seite belegt. Hier werden neben charakteristischen Hardware- und Betriebssystem-Kennzahlen auch die Journal-Einträge, lokalen Administratoren, verbauten Festplatten, Partitionsbelegungen, angeschlossene Monitore und aktivierte Software aufgeführt.

Server-Dokumentation

Die Server-Dokumentation ist ähnlich aufgebaut wie die Client-Dokumentation, zeigt aber zusätzlich verbaute Speichermodule, Raid-Eigenschaften, Laufwerke, Netzwerkadapter, Serverrollen, Freigaben sowie alle vorhandenen Software-Pakete.

Partitionsbelegung

Die Partitionsbelegung zeigt an Hand von Diagrammen den Belegungsgrad der vorhandenen Partitionen und ermöglicht so einen schnellen Überblick über den freien Speicher.

QR-Codes

Im QR-Codes-Report sind QR-Codes mit einem Link zum jeweiligen Gerät im Webinterface abgebildet. Diese können (falls das Webinterface veröffentlicht wurde) auf den Geräten aufgeklebt werden und ermöglichen so, dass Mitarbeiter mit Smartphones oder Tablets die Details des jeweiligen Geräts im Webinterface betrachten können.

Benutzerübersicht

In der Benutzerübersicht sind neben typischen Werten aus dem Active Directory auch Informationen zur letzten Anmeldung, Passwortänderung, etc. abgebildet. Außerdem sind alle Gruppenmitgliedschaften, Published Apps, zugeordneten Geräte, sowie Administrator-Rechte zu jedem Benutzer einsehbar.

Benutzer-Zugriffsrechte

In den Benutzer-Zugriffsrechten ist für jeden Benutzer einsehbar, auf welche SQL-Datenbanken und Freigegebene Ordner er mit welcher Art von Zugriffsrecht zugreifen kann. Außerdem ist ersichtlich, auf welchen Geräten der User über Administrator-Rechte verfügt. Gruppenmitgliedschaften wurden dabei natürlich aufgelöst, sodass Sie z.B. beim Abteilungswechsel eines Mitarbeiters schnell und einfach prüfen können, ob der Benutzer auch wirklich nur die benötigten Rechte besitzt.

Gruppenübersicht

In der Gruppenübersicht sind zu jeder Active Directory Gruppe alle Mitglieder (natürlich inklusive rekursiver Auflösung) aufgelistet.

Lizenzreport

Im Lizenzreport wird - neben einem Gesamtüberblick - der Lizenzstatus, sowie Kennzahlen zum Verbrauch und zur Verfügbarkeit in den einzelnen Versionen dargestellt. Außerdem werden die Lizenzverbraucher aufgelistet.

Lizenzbestand

Im Report Lizenzbestand werden alle hinterlegten Lizenzen aufgelistet. Dabei werden relevante Werte, wie Lizenzkey, Gültigkeitsdatum, Wiedervorlage, Verantwortlicher, Einkaufspreis und jährlicher Preis mit angezeigt. Damit kann dann auch eine monetäre Betrachtung und die Berechnung von Einsparpotentialen (nicht installierte und nicht genutzte Software) durchgeführt werden und es ist ersichtlich mit welchen Kosten für das nächste Jahr gerechnet werden muss.

Compliance-Report

Im Compliance-Report wird zu jedem Produkt, das im Lizenzmanagement verwaltet wird, der aktuelle Compliance-Status aufgelistet. Außerdem ist ersichtlich, wie viele Lizenzen vorhanden sind und wie viele fehlen. Durch den Benutzer kann schriftlich festgehalten werden, welche Aktionen getroffen werden, um die Lizenzbedingungen in Zukunft wieder einzuhalten (z.B. Deinstallieren, Lizenzen neu kaufen, etc.). Zusätzlich können verantwortliche Personen, Fälligkeits-Daten, sowie Kommentare hinzugefügt werden. Das regelmäßige Ausfüllen dieses Reports ist sehr nützlich, um die Compliance-Bemühungen des Unternehmen dokumentieren zu können, was z.B. im Rahmen von Lizenz-Audits gefordert sein kann.

Erstellung eigener Reporte

Wenn Sie sich in der Baumstruktur auf dem Ordner Reporte befinden, können Sie über das Ribbon-Menü die Funktion Neu / Report wählen. Dann können Sie im Dropdown-Menü wählen, zu welcher Tabelle Sie einen Report erstellen möchten. Standardmäßig sind die Tabellen Device, User und SoftwareProduct verfügbar. Im Normalfall sind diese drei Tabellen für das Erstellen von Reporten ausreichend, da sie viele Verlinkungen zu den anderen Tabellen besitzen. Falls notwendig, können über die Einstellungen weitere Tabellen ausgewählt werden, damit diese für Reporte zur Verfügung stehen.

Im Report-Editor selbst können aus der Liste der Felder (rechts) die gewünschten Felder oder aus den Standard-Elementen (links) Textfelder ausgewählt und per Drag & Drop auf den Bericht gezogen werden. Hier sind weitere Einstellungen bezüglich Formatierung und Verhalten möglich.

Wichtig

Generell können nur 1:1-Beziehungen zur ausgewählten Entität in das "detailBand1" eingefügt werden, für 1:n-Beziehungen muss über einen Rechtsklick jeweils ein Extra-Detailreport in den Report eingefügt werden. 1:1-Beziehungen sind durch das Icon mit dem gelben Mittelbalken gekennzeichnet, wohingegen 1:n-Beziehungen einen weißen Mittelbalken im Icon haben.

Beispiel

Zu jedem Gerät gibt es genau einen CPU-Typ (1:1-Beziehung), deswegen können Infos zur CPU direkt in das "detailBand" eingebunden werden. An einem Rechner können mehrere Monitore anegschlossen sein, deswegen ist für die Monitore ein Extra-DetailReport nötig.

Info

Die ausführliche Dokumentation des Report-Editors ist hier zu finden.

Alle neuen Reporte beziehen sich auf das Basic Report Template. Wird das Template angepasst, sind auch alle neuen Reporte entsprechend angepasst.

Durch die Auswahl einer Sprache des Reports wird sichergestellt, dass dieser Report nur für die jeweils in den Einstellungen hinterlegte Berichtssprache im Ribbon-Menü angezeigt wird.

Info

Selbst angelegte Reporte werden nur dann im Ribbon-Menü für die jeweilige Entität angeboten, wenn Sie in der Baumstruktur im Ordner "Report Vorlagen" oder einem darunter liegenden Ordner positioniert wurden.

Das Deaktivieren eines Reports führt dazu, dass dieser nicht im Ribbon-Menü verfügbar ist und somit nicht angewendet werden kann.

Dynamische Dokumente

Verwendung von Dynamischen Dokumenten

Dynamische Dokumente eignen sich dazu, in eine Fließtextstruktur stets die aktuellen Daten aus der Inventarisierung einzubetten. Sie eignen sich zudem, schnell und einfach ausgewählte Spalten in einen Bericht zu integrieren und Funktionen auf diese Ergebnisse anzuwenden (z.B. Zählen der Einträge). Sie können damit also auch eine ähnliche Funktion wie Eigene Abfragen erfüllen, stellen die Ergebnisse jedoch häufig in grafisch ansprechenderer Form dar.

Einige Dynamische Dokumente sind bereits in der Baumstruktur im Ordner Dynamische Dokumente unterhalb des Ordners Dokumentation mit ausgeliefert. Diese Dokumente werden im Gegensatz zu den Reporten nicht auf eine Auswahl von Elementen angewandt, sondern beziehen sich immer auf die darüber liegende Abfrage. Falls das Dokument nicht unterhalb einer Abfrage liegt, ist die Ergebnismenge nicht eingeschränkt.

Mitgelieferte Dynamische Dokumente

Alle mitgelieferten dynamischen Dokumente lassen sich selbst-verständlich anpassen. Die Dokumente können nicht über das Ribbon-Menü aufgerufen werden, sondern sind unterhalb des Knotens "Dokumentation" zu finden. Auf den Dokumenten lassen sich auch Tasks positionieren, sodass diese z.B. automatisch abgelegt oder verschickt werden.

Management Summary

In der Management Summary wird der wichtigste Hardware-Bestand (Desktops, Laptops, Macs, Physische Server) aufgelistet. Ebenso ist ein Überblick über alle virtuellen Maschinen dargestellt und auf welchen Hosts diese laufen.

Betriebshandbuch

Das Betriebshandbuch zeigt, auf welche Hosts existieren und welche virtuellen Maschinen darauf laufen. Ebenso sind die Serverrollen aufgelistet, sodass sofort ersichtlich ist, welche Domain-Controller, DNS-Server, etc. existieren. Je nach Anwendungsfall bietet es sich an hier noch weitere Daten einzufügen.

Notfallhandbuch

Das Notfallhandbuch beinhaltet die Vorlage des BSI. Da dieses Thema jedoch sehr individuell behandelt werden muss, ist die Vorlage als reines Grundgerüst zu verstehen. Gegenüber der Dokumentation in beispielsweise einem Word-Dokument bietet sich jedoch der erhebliche Vorteil, dass die Daten, die sich auf die Inventarisierung beziehen, automatisch aktualisieren. Dadurch muss das Notfallhandbuch nur einmal erstellt werden und ist fortan automatisch aktuell.

Microsoft Deployment Summary

Die Microsoft Deployment Summary wird von Microsoft häufig zu Beginn einer Lizenzplausibilisierung verlangt. Dazu muss an Microsoft zurückgemeldet werden, welche Geräte wie häufig im Unternehmen vorhanden sind (Geräteprofil) und welche Software wie häufig eingesetzt wird (Verwendete Software). Außerdem werden Nachweise für die eingesetzten Lizenzen verlangt (Lizenzbesitz).

Die mitgelieferten Dokumente stellen Ihnen genau die geforderten Zahlen zur Verfügung, sodass diese auf Knopfdruck verfügbar sind und nicht mehr mühevoll zusammengesucht werden müssen.

Geräteprofil:

Verwendete Software:

Lizenzbesitz:

Windows Server Environment Details

Ähnlich zur Deployment Summary wird in den Windows Server Environment Details dargestellt, welche Hosts wie konfiguriert sind und wie viele virtuelle Maschinene mit welchem Betriebssystem auf welchem Host laufen. Auch diese Daten können ggf. von Microsoft im Rahmen eines Audits angefordert werden.

DSGVO

Im Ordner DSGVO werden sowohl dynamische Dokumente als auch Abfragen gesammelt, die für den Nachweis des Einhalts der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erforderlich sein können. Hier werden z.B. die Berechtigungen auf Freigaben, Ordner und Datenbanken, Gruppenmitgliedschaften und die Verwendung von Partitionsverschlüsselung dokumentiert.

Erstellung eigener Dynamischer Dokumente

Dynamische Dokumente können an jeder beliebigen Stelle in der Baumstruktur über das Ribbon-Menü angelegt werden. Aus dem Dropdown-Menü wählen Sie, zu welcher Tabelle Sie ein Dynamisches Dokument erstellen möchten. Standardmäßig sind die Tabellen Device, User und SoftwareProduct verfügbar. Im Normalfall sind diese drei Tabellen für das Erstellen von Reporten ausreichend, da sie viele Verlinkungen zu den anderen Tabellen besitzen. Falls notwendig, können über die Einstellungen weitere Tabellen ausgewählt werden, damit diese für Reporte zur Verfügung stehen.

Die ausgewählte Tabelle ist dann als Datenquelle im Dokument verfügbar. Falls das Dokument unterhalb einer Abfrage positioniert wird, schränken die Filterbedingungen der Abfrage die Ergebnismenge im Dokument ein.

Beispiel

In einem neuen Dynamischen Dokument zur Tabelle "Device" werden die Spalten Device.Name und Operatingsystem.Operatingssystem.Name in das Dokument integriert. Befindet sich das Dokument nicht unterhalb einer Abfrage (z.B. im Ordner Dynamische Dokumente), existieren keine darüber liegenden Filterbedingungen. Es werden der Rechner-Name und Betriebssystem-Name jedes Geräts aufgelistet. Wird das Dokument nun unterhalb einer Abfrage mit Filterbedingungen (z.B. Plattformen / Windows Clients) positioniert, sind im Dokument nur noch die Rechner- und Betriebssystem-Namen aller Windows-Clients aufgelistet.

Werden weitere Datenquellen im Dokument benötigt, lassen sich diese im Dokument als zusätzliche Datenquelle hinzufügen.

Dazu kann entweder

• eine bestehende Abfrage aus der Baumstruktur ausgewählt werden,
• eine neue Abfrage angelegt werden,
• oder eine SQL-Datenbank als externe Datenquelle verwendet werden.

Tipp

Falls also in einer externen Datenbank auch Daten enthalten sind, die in Dynamische Dokumente integriert werden sollen, lassen sich diese hier auch abfragen:

Im Dokument sind diese dann auf der rechten Seite als Datenquellen verfügbar.

Hinweis

Beim Verwenden von (neu angelegten oder bestehenden) Abfragen ist zu beachten: Die Auswahl der Spalten spielt keine Rolle, da eh alle verfügbaren Spalten im Dokument ausgewählt werden können. Lediglich die Auswahl der Basistabelle (also z.B. bei Geräten "Device") und die gesetzten Filterbedingungen werden beachtet.

Um ein bestehendes Dokument zu bearbeiten, kann Dokument Bearbeiten aus dem Ribbon-Menü gewählt werden. Es lassen sich hier ähnlich zu Microsoft Word mit Hilfe der verschiedenen Tabs

• die Formatierung anpassen,
• Datenfelder auf das Dokument per Drag & Drop ziehen,
• der Name des Dokumenten-Knotens aus der Baumstruktur als Parameter "Title" in das Dokument integrieren,
• Tabellen anlegen,
• Sortierungen, Gruppierungen & Berechnungsfunktionen anwenden.

Beim Hinzufügen von Datenfelder sollte Folgendes beachtet werden:

• Alle gewünschten Felder können mit der Strg-Taste selektiert und dann gemeinsam auf das Dokument gezogen werden. Darauf werden die Felder-Namen als Spalten-Titel angelegt und die entsprechenden Werte darunter angezeigt.
• Nur 1:1-Beziehungen können in Spalten nebeneinander angezeigt werden (z.B. Device.Name, Cpu.Name, Operatingsystem.Name, etc.).
• Sollen zusätzlichen 1:1-Beziehungen in eine Tabelle integriert werden, können sie an den rechten Rand der Tabelle gezogen werden, bis ein hellblauer vertikaler Strich sichtbar ist.
• Sollen 1:n-Beziehungen integriert werden, können Sie unterhalb einer 1:1-Beziehung positioniert werden, wenn per Drag & Drop ein vertikaler hellblauer Strich sichtbar ist.
• Wird während des Ziehens per Drag & Drop die Umschalt-Taste gedrückt gehalten, wird die Tabelle invertiert; die Namen der Werte befinden sich in der ersten Spalte, die tatsächlichen Werte in der zweiten Spalte.
• Im Dokument-Editor werden standardmäßig nur die ersten 20 Spalten angezeigt. Dieser Wert lässt sich im Ribbon "List" jedoch erhöhen. Im finalen Dokument sind dann natürlich immer alle Zeilen vorhanden.

Alle neuen Dokumente beziehen sich auf das Basic Document Template. Wird das Template angepasst, sind auch alle neuen Dokumente entsprechend angepasst. In diesem Dokument können keine Datenquellen hinzugefügt werden!

Verknüpfte Dokumente

Im Knoten Verknüpfte Dokumente sind alle hinterlegten Dateien und Ordner aufgelistet, die über das Widget Dokumente oder über das Ribbon-Menü an Assets, Abfragen und Ordnern hinterlegt worden sind. Damit lässt sich z.B. erkennen, wo das gleiche Dokument hinterlegt wurde oder welche Verknüpfungen Wiedervorlage-Daten (FollowUp) haben.

Info

Natürlich lassen sich auch Eigene Abfragen zur Tabelle ExternalResource erstellen. Somit können auch Aufgaben und Benachrichtigungen auf Dokumente mit einem bestimmten Wiedervorlage-Datum gesetzt werden, um sich beispielsweise per E-Mail erinnern zu lassen, dass die Garantie eines Geräts bald abläuft.